入管から追加資料を求められた場合の対応｜資料提出通知書を行政書士が解説

出入国在留管理官署から「資料提出通知書」や追加資料の提出依頼が届いた場合は、まず通知書に記載された申請番号、提出期限、求められた資料、提出先・提出方法を確認してください。通知の内容は申請ごとに異なるため、一般論だけで判断せず、チェックが付いた項目と説明欄を一つずつ整理することが重要です。

追加資料の依頼があったことだけから、許可・不許可の見通しを一律に判断することはできません。また、提出期限を当然に延長できるとも限りません。資料がそろわない場合も放置せず、申請を受け付けた地方出入国在留管理官署へ早めに確認し、提出できる資料、提出できない理由、取得見込みを整理します。

資料提出通知書・追加資料の提出依頼とは

在留資格認定証明書交付申請、在留資格変更許可申請、在留期間更新許可申請などでは、審査の過程で申請内容を確認するため、追加の資料や説明を求められることがあります。紙の資料提出通知書が届く場合のほか、オンライン申請では登録したメールアドレスに追完依頼が届く場合があります。

求められる内容は、在留資格、申請の種類、本人の経歴、雇用条件、受入機関の状況、当初提出した資料の内容などによって変わります。通知書の名称だけで対応を決めず、要求事項の趣旨と当初申請との関係を確認します。

注意：追加資料の依頼は、許可又は不許可を事前に示す通知ではありません。反対に「追加資料を出せば必ず許可される」というものでもありません。求められた事項に正確に回答し、申請書・既提出資料・追加資料の内容を一致させることが重要です。

追加資料対応の基本的な進め方

1. 通知書全体を確認する
   申請番号、期限、提出先、連絡先、返送・持参・オンラインなどの指定を確認します。
2. 要求事項を項目ごとに分ける
   誰が準備する資料か、原本か写しか、発行期限の指定があるかを一覧化します。
3. 当初申請との整合性を確認する
   氏名、日付、職務内容、報酬、勤務時間、会社数値、家族関係などに不一致がないか確認します。
4. 不足資料と取得予定日を整理する
   期限までに取得できない可能性がある場合は、申請先へ早めに相談します。
5. 提出目録・説明書を整える
   資料名、対象期間、要求事項との対応関係が分かるように並べます。
6. 提出前に全体を再確認する
   申請番号、提出先、添付漏れ、ページ欠落、画像の判読性、原本・写しの指定を確認します。

追加で求められる資料の主な類型

確認される事項	資料の例	確認のポイント
本人の経歴・資格	卒業証明書、在職証明書、資格証明書、経歴説明書	申請書の学歴・職歴・日付との一致
雇用・職務内容	雇用契約書、労働条件通知書、組織図、職務説明書	報酬、勤務時間、勤務地、担当業務の整合
事業の実態	登記事項証明書、決算資料、取引資料、事業計画書、許認可証	会社の実態と申請上の活動内容との関係
公租公課・社会保険	納税証明書、領収証書、社会保険・労働保険関係資料	対象年度、納付状況、会社名・所在地
身分・家族関係	婚姻証明書、出生証明書、住民票、扶養関係資料	氏名表記、続柄、翻訳、発行機関
当初資料の補足	理由書、経緯説明書、訂正説明書、提出目録	事実に基づく説明と資料による裏付け

上記は一般的な例です。実際に提出する資料は、通知書に記載された要求事項と個別事情に基づいて決めます。通知書で指定されていない資料を大量に提出すればよいとは限りません。何を説明するための資料なのかを明確にすることが大切です。

説明書・理由書を添える場合

資料だけでは要求事項との関係が分かりにくい場合、複数資料を組み合わせて説明する場合、当初申請後に事情が変わった場合、指定された資料を提出できない場合などは、事実関係を整理した説明書が必要になることがあります。

• 通知書のどの項目に対する回答か
• 事実が発生した年月日と経緯
• 当初申請との相違がある場合、その理由と正しい内容
• 説明を裏付ける添付資料の名称
• 指定資料を提出できない場合、その具体的理由と代替資料

つじつまを合わせるために事実を変えたり、不利と思われる事情を隠したりしてはいけません。誤記や資料の不一致が判明した場合は、正しい内容と生じた理由を整理し、必要な訂正・補足を行います。

追加資料の提出方法

紙の通知書が届いた場合

通知書に記載された提出先・提出方法に従います。通知書本体の返送、申請番号の記載、窓口持参、郵送などの指定がある場合は、その指示を確認してください。原本の提出を求められている資料を自己判断で写しに変更しないよう注意します。

オンライン申請の場合

出入国在留管理庁のオンライン手続Q&Aでは、地方出入国在留管理官署から追加提出依頼があった場合、資料添付に係る申告書（参考様式9）と追加資料のPDFデータを在留申請オンラインシステム上で提出する方法が案内されています。申請時にすでに提出した資料は、原則として再度添付する必要はありません。

添付可能な容量を超える場合や、システムから提出できない事情がある場合は、申請を受け付けた地方出入国在留管理官署へ事前に相談します。オンライン申請であっても、個別の案内やシステムの状況を優先してください。

提出期限までに資料がそろわない場合

提出期限は通知書ごとに記載されています。取得に時間がかかる証明書、海外から取り寄せる資料、会社の過年度資料などがある場合は、通知を受け取った段階で取得日数を確認します。

期限内にそろわない可能性がある場合は、期限直前まで放置せず、通知書記載の連絡先又は申請を受け付けた地方出入国在留管理官署に確認してください。提出期限の取扱いは個別判断となるため、延長できると決めつけず、提出可能な資料、不足資料、取得予定、提出できない理由を整理して相談します。

追加資料対応で避けたいこと

• 通知書の一部だけを見て、説明欄や提出条件を確認しない
• 期限直前まで資料収集を始めない
• 要求事項との関係が分からない資料を大量に提出する
• 申請書、雇用契約、決算資料、説明書の数値や日付が一致していない
• 判読できない画像、ページ欠落、翻訳のない外国語資料を提出する
• 提出できない資料について、理由や代替資料を検討しない

たてかわ行政書士事務所の追加資料対応

当事務所では、資料提出通知書の内容を確認し、提出期限、要求事項、必要資料、当初申請との整合性を整理します。対応可能な範囲は、申請の種類、提出期限、当初申請の内容、現在そろっている資料を確認した上でご案内します。

通知書の全ページ、当初提出した申請書・添付資料、入管からのメール、現在準備できている資料をご用意ください。申請の途中からご相談いただく場合も、まず事実関係と期限を確認します。

海外から人材を呼び寄せる申請については、在留資格認定証明書（COE）の申請ガイドもご確認ください。就労目的の申請では、技術・人文知識・国際業務（技人国）ガイド、会社経営を目的とする場合は経営・管理ビザ申請ガイドをご案内しています。

代表の建川一茂が相談内容と対応方針を確認します。経歴と業務方針は、代表行政書士・建川一茂のプロフィールをご覧ください。

よくある質問

Q1. 追加資料を求められたら、不許可になるという意味ですか？

追加資料の依頼だけで、許可・不許可を判断することはできません。通知書に記載された確認事項を把握し、事実に基づく資料と説明を期限内に整えることが重要です。

Q2. 提出期限は延長できますか？

一律に延長できるとは限りません。期限までに取得できない資料がある場合は、通知書記載の連絡先又は申請を受け付けた地方出入国在留管理官署へ、期限前に確認してください。

Q3. オンラインで追加資料を提出できますか？

オンライン申請で追加提出依頼を受けた場合、参考様式9と追加資料のPDFを在留申請オンラインシステム上で提出する方法が案内されています。個別のメールや申請先からの指示を確認してください。

Q4. 申請時に提出した資料も、もう一度添付しますか？

出入国在留管理庁のオンライン手続Q&Aでは、申請時に提出済みの資料は再度添付する必要はないと案内されています。ただし、再提出の指定がある場合や紙申請の場合は、個別の通知内容に従います。

Q5. 指定された資料を用意できない場合はどうしますか？

提出できない理由、取得を試みた経緯、取得予定、代わりに提出できる資料を整理し、申請先へ確認します。自己判断で項目を省略したまま提出することは避けてください。

Q6. 自分で申請した後でも行政書士へ相談できますか？

相談は可能です。ただし、提出期限、申請の種類、当初申請の内容、現在の資料状況によって対応可能な範囲が変わります。通知書と既提出資料を確認した上でご案内します。

公式情報・一次資料

• 出入国在留管理庁「オンラインでの申請手続に関するQ&A」
• 出入国在留管理庁「在留申請のオンライン手続」
• 出入国在留管理庁「各種様式」
• 出入国在留管理庁「資料添付に係る申告書（参考様式9）」

制度・オンラインシステム・様式は更新される場合があります。実際の提出時には、通知書の記載内容と出入国在留管理庁の最新案内をご確認ください。

たてかわ行政書士事務所
代表 建川一茂（行政書士・申請取次行政書士／元神奈川県警視・元海上自衛官・FP2級）
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